Todos nós utilizamos a administração e o planejamento diariamente em nossas vidas, desde o momento que acordamos estamos administrando o tempo e planejando o dia.

Para as tarefas mais básicas temos que planejar e administrar, um café da manhã não pode ser preparado se não houver os insumos para tal, os quais, por sua vez, não estarão disponíveis se não forem comprados com antecedência. E, para que isso ocorra, é preciso que seja providenciado o montante para pagamento.

Assim, os princípios da administração estão implícitos em nossa rotina diária.

Uma ONG é uma organização em constante movimento: não pode parar, não pode ficar estagnada, tem que estar sempre à ativa para acompanhar o meio em que está inserida.

O mundo muda a cada instante, e no último ano aconteceu a nunca visto antes a maior mudança de todas. Fomos todos pegos de surpresa pela pandemia, e ela marcará para sempre as nossas vidas.

Algumas marcas são difíceis de serem cicatrizadas, mas, em meio ao desespero, vem a superação, a força e a ajuda.

E o que isso tem a ver com gerenciamento e planejamento administrativo?

Tudo. Somente com planejamento poderemos traçar objetivos claros para o futuro que nos espera, alterar processos já existentes, melhorar fluxos, alterar procedimentos, nos reestruturarmos para suportar os tempos difíceis e chegar forte e prontos para quando a vida retomar a normalidade. Mesmo que o normal seja diferente do que estávamos acostumados, todos teremos que nos reinventar.

Ao observar o ciclo de vida das empresas, sejam elas com ou sem fins lucrativos, percebe-se que muitas iniciaram suas atividades através de conhecimento técnico vindo de determinada área de atuação, mas, muitas vezes, problemas de gestão podem levar rapidamente ao encerramento das atividades.

O que fazer para se manter e ainda se destacar em sua atividade? Este é o grande desafio que precisamos enfrentar em um mundo onde a informação está à disposição de todos, onde a globalização tornou os produtos muito similares e os consumidores estão cada vez mais exigentes. Cada um terá que encontrar o seu diferencial, seja no produto e serviço que oferece ou, ainda, na percepção do seu consumidor final.

Ao observarmos uma organização social, percebemos que, muito além de produzir algo ou prestar um serviço, há o íntimo desejo de ajudar ao próximo sem medir esforços – o retorno deste empreendimento está em melhorar as condições de vida das pessoas.

Embora a ONG não vise lucros, vale ressaltar que é necessário que haja um fluxo financeiro para que ela continue a existir e, assim, seguir em sua missão de forma sustentável e poder abranger um número cada vez maior de beneficiados.

Nesse cenário, a importância da administração e do planejamento devem ser enfatizados. A adoção de métodos de gestão eficientes e que visem uma melhor organização para o funcionamento do empreendimento permitirá que os objetivos traçados sejam alcançados.

A administração sempre foi muito importante, e nos dias atuais está ainda mais evidente que esta é uma área que não pode ser negligenciada. O mundo mudou e o mercado exige uma atuação voltada para a produtividade, bem estar, meio ambiente, excelência e a sustentabilidade.

Ao abordarmos esse assunto devemos tratar do chamado “tripé da sustentabilidade”, o qual é baseado em três fatores que precisam ser integrados para que essa sustentabilidade de fato aconteça. São eles o social, o ambiental e o econômico.

Pensando nisso, podemos utilizar as técnicas baseadas nos princípios da Administração, desenvolvidos e criados por Frederick Taylor, adaptando os à realidade de cada empreendimento.

Conhecendo 4 dos 5 princípios da Administração Cientifica de Taylor que auxiliarão neste processo:

Princípios da Administração Científica

Em 1911, Taylor apresentou em seu livro “Principles of Scientific Management” os princípios fundamentais da Administração Científica.

São eles:

Princípio de planejamento – se refere à substituição de métodos empíricos por procedimentos científicos – sai de cena o improviso e o julgamento individual. O trabalho deve ser planejado e testado, seus movimentos decompostos a fim de reduzir e racionalizar sua execução.

• Planejar tornou-se tão importante quanto executar. A simples execução de uma tarefa, sem que haja o planejamento para tal, pode nos levar a perder tempo, recursos e mão de obra. A mensagem de que “o feito é melhor que o bem feito” não pode perpetuar no ambiente profissional, pois pode gerar retrabalho, desperdício e desmotivação.

• Para começar um planejamento é necessário discutir quais os objetivos a serem alcançados; qual o cenário em que a organização está inserida; qual o prazo para realização; quais os custos envolvidos; os recursos necessários, bem como a mão de obra; o tempo para cada atividade; as pessoas responsáveis por cada processo; as ferramentas que serão utilizadas e outros aspectos que surgirão no decorrer desta etapa.

Princípio de preparo dos trabalhadores – trata-se de selecionar, preparar e treinar os colaboradores de acordo com as suas aptidões, para que produzam mais e melhor, de acordo com o método planejado para que atinjam a meta estabelecida.

• É preciso capacitar as pessoas para as atividades que irão exercer. O treinamento deve ser constante, assim como a reciclagem do conhecimento. Não podemos exigir que todos tenham conhecimento sobre tudo, mas podemos sempre oferecer a todos a oportunidade do aprendizado. E incentivar para que aprendam novas tarefas, atividades e áreas de atuação é sempre um fator motivador, além de que o conhecimento é algo que ninguém pode nos tirar.

• Além disso, conhecer os pontos fortes, de modo a extrair o que cada pessoa tem de melhor, poderá trazer muitos benefícios, facilitando a atividade desempenhada, aumentando a produtividade do trabalho e a satisfação individual. Sabemos que uma pessoa motivada trabalha muito mais feliz que a pessoa inserida em uma atividade com a qual não se identifica. As personalidades devem ser analisadas para que cada um esteja inserido em uma atividade condizente com suas expectativas.

Princípio de controle – controlar o desenvolvimento do trabalho para se certificar de que está sendo realizado de acordo com a metodologia estabelecida e dentro da meta.

• Uma organização precisa se aperfeiçoar e obter maior eficiência nos seus processos. Assim, a empresa é capaz de reduzir custos e melhorar a qualidade das soluções apresentadas. O controle interno de uma empresa representa o conjunto de procedimentos ou rotinas que têm por finalidade produzir dados confiáveis e prestar auxílio à condução adequada das atividades da empresa, representando os controles financeiros, administrativos, fluxo de informações, insumos, produção, produtos acabados e outros, com clareza e praticidade, visando seu melhor desempenho.

• O controle administrativo é o recurso que permite garantir que as mais diferentes atividades estejam sempre em conformidade com o que foi previamente estabelecido na fase de planejamento

• Controlar é tão importante quanto planejar. Controles são necessários para estudos, para respostas rápidas a questionamentos e para evitar desperdícios. Existem inúmeras ferramentas de controle à disposição, basta escolher a que melhor se adapta às necessidades de cada empresa. Pode se também definir o tempo médio para a execução de cada atividade.

Princípio da execução – distribuir as atribuições e responsabilidades para que o trabalho seja o mais disciplinado possível.

• Quando passamos pela etapa do Planejamento, fica mais fácil partir para a execução de uma tarefa, pois já teremos excluído etapas desnecessárias que vinham sendo realizadas, consumindo tempo e recursos.

• Dentro das organizações temos que tomar cuidado para não termos líderes centralizadores, já que, infelizmente, é uma figura comum que toma decisões sem consultar a equipe e possui grande dificuldade em delegar as atividades operacionais, e, mesmo quando o faz, o novo responsável fica sujeito à sua aprovação.

Por que devemos tomar cuidado com essa postura? Porque isso pode desestimular a equipe, criando um sentimento de que o trabalho alheio não é valorizado. Além disso, o centralizador causará uma grande sobrecarga para si, o que poderá levar ao seu esgotamento físico e mental, fazendo com que, mais uma vez, todos sofram o efeito negativo.

• O líder inspirador é aquele que serve de exemplo para todos. É alguém competente e carismático, refletindo de maneira motivadora na equipe durante o desempenho do trabalho para os quais foram designados. Esse líder não precisa dar muitas ordens, todos sabem o que deve ser feito, ele é ético e procura ser o mais justo possível, também sabe delegar suas as tarefas, focando no relacionamento para se certificar que tudo está saindo conforme o planejado.

Devemos apostar em técnicas eficazes e nas ferramentas adequadas para cada tipo de atividade, e existem inúmeras maneiras e teorias que podem ser implementadas facilmente. Como já dito anteriormente, a informação está ao alcance de todos, basta que existam pessoas engajadas e dispostas a aprender, disseminar o conhecimento e, acima de tudo, o colocando em prática para que as melhorias sejam alcançadas e as mudanças necessárias possam acontecer.

Esse arriscar em novas técnicas e ferramentas é ainda mais necessário em situações que exigem adaptações quase instantâneas, como o cenário pandêmico em que estamos inseridos. A própria FreeHelper é um exemplo: impulsionou ainda mais suas ações atingindo um impacto financeiro 6 vezes maior se comparado ao período pré-pandemia. Mesmo operando com foco no voluntariado a distância desde sua fundação em 2017, nesse momento em que até happy hours passaram a ser por videoconferência, o planejamento estratégico da FreeHelper vem sendo cada vez mais centrado no impulsionamento de suas ações, de modo a impactar consideravelmente os trabalhos e recursos de diversas organizações ao redor do Brasil.

E, se você ainda não faz parte do time da FreeHelper, acesse o site, seja um voluntário e ajude diversas pessoas ao redor do Brasil usando como pontapé inicial o seu conhecimento profissional.