01 de julho de 2021

É de comer ou de usar?

Se você nunca ouviu falar da Análise SWOT ou Matriz SWOT, está na hora de conhecê-la. Esta ferramenta poderá ser extremamente útil na gestão de seu negócio.

A Análise SWOT é um sistema simples para posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão. A técnica é creditada a Albert Humphrey, líder de pesquisa na Universidade de Stanford nas décadas de 1960 e 1970, que utilizou dados da  revista Fortune das 500 maiores corporações.

Para isso, Albert Humphrey fez-se valer de um método que posteriormente tornou-se referência para que as empresas de todo o mundo pudessem formular estratégias empresariais.

O termo SWOT é uma sigla oriunda do inglês e acrônimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Vamos fazer uma pequena pausa na teoria dos grandes administradores para analisar se, de fato, desconhecemos esta técnica. Voltemos um pouco (ou bastante, dependendo de sua idade) no tempo, à época em que a aula de educação física era realizada em uma quadra de vôlei ou basquete: se você fosse o capitão (ou capitã) do time e tivesse que escolher seus jogadores, o que você costumava levarem conta?

Bom, pegando o basquete como exemplo, provavelmente buscaríamos as pessoas de maior estatura, ou, então, as que soubessem dar boas dribladas, correto? Assim, estaríamos analisando os pontos fortes de cada jogador e inserindo-os em nosso time como forma de estratégia para ganhar o jogo, e mais: ficaríamos de olho nos jogadores escolhidos pelo outro time, analisando seus pontos fracos para possíveis ataques.

Dessa forma, podemos dizer que conhecemos, sim, parte da Matriz SWOT há um tempo, mas, talvez, não como uma ferramenta de estratégia empresarial.

De acordo com o professor e escritor Chiavenato, o objetivo da matriz é cruzar oportunidades e ameaças dentro do ambiente externo das organizações obtendo uma análise de pontos fortes e fracos. É utilizado como um indicador para demostrar a situação organizacional, e, assim desenvolver ações de melhorias.

Objetivos da análise SWOT

• • Análise completa do ambiente em que a empresa (independe do seguimento) está inserida;
  • Análise no ambiente que a empresa está inserida;
  • Identificar elementos-chave para a gestão da empresa;
  • Preparar opções estratégica;
  • Fazer o diagnóstico da empresa;
  • Fortalecer os pontos positivos e indicar quais os pontos devem ser aprimorados;
  • Indicar as chances de crescimento, aumentando as oportunidades e alertar de possíveis riscos.

Vantagens da análise SWOT

• Realizar previsão das atividades em articulação com as condições de mercado e capacidades da empresa no geral;
• Esta análise pode identificar características da empresa que nem sempre são óbvias e ainda, auxiliar na compreensão do mercado que a empresa está inserida;
• A Análise SWOT é um sistema simples de análise que visa posicionar ou verificar a posição estratégica de uma determinada empresa em seu ramo de atuação e pode ainda, identificar características da empresa que nem sempre são óbvias;
• Devido a sua simplicidade metodológica, pode ser utilizada para fazer qualquer tipo de análise de cenário ou ambiente, desde a empresa mais simples à gestão de uma multinacional.

A Análise SWOT também é conhecida, e amplamente aplicada no Brasil, pelo nome Matriz FOFA ou FFOA, siglas que, em português, traduzem SWOT: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

Fatores externos e internos para o conceito e análise SWOT

Não há como fazer análise SWOT de uma empresa sem mergulhar a fundo nas fraquezas, forças, ameaças e oportunidades.

Por exemplo, uma ONG que trabalha com distribuição de alimentos às pessoas em situação de risco tem que controlar muito bem o ambiente interno da organização para que possa atender às demandas de forma eficiente e justa, para que erros de planejamento sejam evitados, bem com que alguém receba a mais que outros. Isso tudo será avaliado e refletido internamente para que a ação ocorra da melhor forma possível.

• Ambiente interno:

O ambiente interno da empresa ou organização é formado pela integração e padronização dos processos, pela eliminação de redundância e foco na atividade principal; ele é o conjunto de recursos – humanos, financeiros, físicos etc. – sobre os quais é possível exercer controle.

Dessa forma é possível identificar os pontos fortes correspondentes aos recursos e capacidades, e os pontos fracos, deficiências que a empresa apresenta, em comparação a seus concorrentes potenciais ou atuais.

Mas como analisar tudo o que acontece dentro da empresa ou organização? Devemos classificar o desempenho e a importância das características de quatro esferas gerencias:

Marketing:

O setor de marketing da ONG ou da empresa trabalhará estudando as necessidades das pessoas que serão atendidas. Deverá, ainda, fazer um cadastro de pessoas ou famílias, contemplando todas as informações que possam contribuir para o atendimento às suas demandas. É importante, ainda, que este setor mantenha registros, fotográficos e de informações das ações realizadas, para que sejam divulgadas em mídias sociais e apresentada a possíveis parceiros.

• Distribuição;
• Equipe de informações;
• Cobertura geográfica;
• Valores;
• Qualidade de produtos e serviços;
• Satisfação dos clientes finais.

Exemplos de forças de marketing: equipe de informações com experiência no ramo de atividade da ONG; canais de distribuição bem desenvolvidos com pessoas e empresas parceiras podem fazer toda a diferença para o sucesso da operação.

Exemplos de fraquezas de marketing: produtos com fama de baixa qualidade; atendimento ao cliente lento e pouco efetivo; desigualdade no tratamento.

Financeiro:

É sabido que o financeiro de uma ONG não é como de uma empresa privada ou pública, pois conta com recursos escassos e doações nem sempre constantes.

Por isso, controlar o fluxo de caixa é primordial para que as atividades não sejam interrompidas; é possível fazer ações diversas envolvendo a comunidade e angariando patrocinadores, já que o Terceiro Setor vem crescendo de forma exponencial nos últimos anos, grandes empresas têm se interessado em participar de projetos sociais por agregar valores à marca, e o consumidor, que está ficando cada vez mais exigente e consciente, prefere comprar de empresas com responsabilidade social, porque fazer um bom projeto e apresentar às empresas pode ser um canal importante às ONGS.

• Caixa;
• Capital;
• Solidez.

Exemplos de forças financeiras: ONG capitalizada; uso de bons controles  financeiros empresariais, neste caso, até mesmo uma planilha em Excel pode auxiliar, existem softwares financeiros que podem ser comprados a valores bem acessíveis.

Exemplos de fraquezas financeiras: ONG descapitalizada; sem controle financeiro e planejamento fraco e ineficiente.

Gestão:

A Gestão é primordial para qualquer tipo de empreendimento. Muitas vezes as ONGs são iniciadas por uma pessoa que possui o intuito único de ajudar ao próximo, mas para que a organização possa continuar desempenhando o seu papel na sociedade é necessário que haja uma gestão eficiente, com as pessoas certas e tarefas bem distribuídas, cada um atuando na área que mais se identifica e possui conhecimento, com reuniões periódicas para que toda a equipe esteja alinhada com os objetivos e diretrizes estabelecidas.

• Capacidade de adaptação;
• Empreendedorismo;
• Liderança;
• Motivação dos colaboradores.

Exemplos de forças de gestão: planejamento estratégico bem-feito e diretrizes claras.

Exemplos de fraquezas de gestão: falta de controles, comunicação falha e lideranças com pouca experiência.

• Ambiente externo:

Já o ambiente externo é composto por fatores que existem fora dos limites da organização e que, de alguma forma, exercem influência sobre ela.
Especialmente nos últimos 15 meses, inúmeros fatores afetaram fortemente as ONGs; o aumento na quantidade de pessoas que precisam de auxílio, a diminuição das doações etc. Isso tudo está fora do controle da organização, mas, de alguma forma, a instituição tem que atuar para não abandonar seus projetos.

No ambiente externo não existe controle, porém deve ser monitorado continuamente, pois servirá de base para o planejamento estratégico.

A análise do ambiente externo é comumente dividida entre fatores macro ambientais (questões políticas, demográficas, tecnológicas, econômicas etc.) e fatores micro ambientais (fornecedores, parceiros, consumidores etc.), os quais devem ser constantemente acompanhados, antes e após a definição das estratégias a serem adotadas.

Por meio desse acompanhamento será possível identificar em tempo hábil as oportunidades e as ameaças que são apresentadas.

Finalmente, se considerarmos que os fatores externos influenciam de forma homogênea todos que atuam em uma mesma área, podemos afirmar que somente aquelas que conseguirem melhor identificar as mudanças e tiverem agilidade para se adaptar é que conseguirão sofrer menos ameaças e danos.

Inúmeras são as forças externas que influenciam uma ONG, porém, a capacidade de se reinventar e a resiliência são transformadoras.

Vimos que a matriz SWOT visa avaliar os pontos fortes e os fracos, fatores internos e externos, e que será de grande valia para o sucesso. Mas, será preciso um trabalho árduo e lento; nenhuma mudança ocorre da noite para o dia, é preciso ter paciência, foco e perseverança para mudar conceitos e, assim, mudar hábitos.

É importante que as organizações saibam que podem sempre contar com FreeHelper para auxiliar nas mais diversas áreas, porque juntos somos sempre mais fortes!