A arte (e o desafio) de gerenciar voluntários

14 de outubro de 2021.

A gestão de voluntários é uma arte e um desafio. É uma arte porque é necessário criatividade, flexibilidade e paixão. Ah, e bastante empatia. E é um desafio porque gerenciar voluntários envolve a habilidade de transformar paixão em comprometimento. Exige que escutemos, trabalhemos com grupos diversos, identifiquemos suas forças e os alinhemos com a missão da nossa organização.

Ao trabalhar com voluntários e organizações sem fins lucrativos, eu me deparei com várias preocupações, tanto de gerentes quanto dos próprios voluntários. Dos gerentes, uma preocupação comum inclui a falta de comprometimento e motivação entre os voluntários. Eles comentam que os voluntários deixam o trabalho sem avisar com antecedência, que eles têm dificuldade de encontrar tempo para se dedicar às tarefas, além de que demanda muito tempo e energia recrutá-los e gerenciá-los. Dos voluntários, reclamações comuns incluem instruções confusas para suas tarefas, além de o propósito ou a conexão da tarefa com a organização não ser clara, falta de respeito pelo tempo e recursos que eles são capazes de disponibilizar, entre outros.

Nesse artigo, eu compilei os principais aprendizados adquiridos com a minha experiência gerenciando voluntários e os combinei com recursos úteis para aqueles que querem liderar de forma mais engajada e comprometida os times de voluntários. Antes de nos aprofundarmos nos aprendizados, vamos discutir porque nós deveríamos pensar nos voluntários em primeiro lugar.

Antes de tudo, porque ser voluntário não é somente sobre fazer boas ações e se sentir bem consigo mesmo. Pessoas procuram por oportunidades de voluntariado não apenas porque elas querem fazer a diferença em suas comunidades, mas também porque o voluntariado lhes dá uma chance de explorar novos interesses, formar laços significativos e desenvolver habilidades profissionais. Como gerentes, é importante para nós entendermos o motivo de os voluntários se inscreveram para uma função em nossa organização. É apenas porque eles se interessam pela nossa causa? Qual conhecimento, recursos e conexões eles esperam adquirir com essa experiência?

Em seguida, porque o voluntariado cria valor econômico. João Rafael Brites, economista, fundador do Transformers Portugal and Global Changemakers Alumni, argumenta que o voluntariado é saudável para a economia. Toda vez que alguém realiza um trabalho não remunerado, mesmo que dinheiro novo não circule, aquela ação cria valor econômico. Tal valor econômico pode ser quantificado ao comparar quanto a hora de trabalho do voluntário vale no mercado de trabalho. Nesta TED Talk, João menciona um estudo que fez com 1.800 jovens voluntários em sua organização, Transformers, para avaliar quanto valor econômico eles geraram. João descobriu que em 12 meses eles fizeram mais de 68.000 horas de trabalho voluntário, as quais geraram mais de €180.000 em valor econômico.

Por último, porque o voluntariado faz as pessoas se destacarem em processos de recrutamento. Voluntários podem desejar dedicar seu tempo a uma causa que eles se importem, mas, na verdade, muitas pessoas procuram essa oportunidade para enriquecer seu desenvolvimento profissional.

Em 2016, uma grande empresa de consultoria de gestão, Deloitte, fez um estudo para avaliar o impacto de experiências de voluntariado para candidatos e recrutadores. Através desse estudo, eles descobriram que 82% dos recrutadores tendem a contratar pessoas com experiência em voluntariado, e não os candidatos que não possuem qualquer experiência do tipo.

Um recrutador disse que "trabalho voluntário é associado a diversas qualidades, tais como comprometimento e confiança". Para eles, incluir essa experiência no currículo pode até mostrar que os candidatos possuem habilidades de liderança, especialmente se o trabalho voluntário os ajudou a desenvolver tais habilidades como trabalho em equipe, planejamento, comunicação, solução de problemas e outras.

Como gerentes de projeto e empreendedores sociais, nós deveríamos manter estes pontos em mente ao recrutarmos e liderarmos voluntários, já que eles nos contam muito sobre a motivação por trás dos interesses das pessoas ao trabalhar conosco e nos apontam alguns aspectos importantes da gestão de voluntários.

Estou engajada na gestão de voluntários há muitos anos. Aprendi a considerar suas motivações, habilidades, dificuldades e interesses em minha liderança. Já me ensinaram importantes lições, as quais quero compartilhar com você através de algumas dicas como auxílio para o seu trabalho com voluntários também.

• Dica número 1: cultive um senso de propósito

Ter um senso de propósito é geralmente considerado importante quando voluntários escolhem uma organização para trabalhar. Entretanto, muitos deles acabam se sentindo desconectados desse propósito, especialmente quando seus trabalhos não são de linha de frente ou diretamente ligados à missão da organização. Em todo caso, é útil ouvir como eles estão se sentindo e encontrar maneiras de mostrar a importância de seu trabalho para a estratégia de impacto geral da organização. É uma boa prática mostrar aos voluntários como seu trabalho contribui para alcançar um ou mais dos objetivos organizacionais, como aumentar o envolvimento da comunidade em X%, distribuir Y itens alimentares por mês, organizar arquivos de projeto em uma determinada data… Esses objetivos podem ser quantitativos ou qualitativos. De qualquer maneira, os voluntários devem sentir que estão contribuindo para que os objetivos sejam alcançados, e que seu trabalho é importante para a missão que abraçaram.

• Dica número 2: Sempre alinhe as expectativas

Alinhar as expectativas é importante para qualquer trabalho, então nós não deveríamos negligenciar essa etapa ao liderarmos voluntários. Eles devem estar cientes de suas tarefas, mecanismos de relatório, regras que se aplicam a seu trabalho, limites em termos do que são permitidos ou autorizados a fazer, valores que eles devem levar consigo, além de elementos logísticos e as melhores práticas que envolvem seu trabalho. Por exemplo, quais são os canais e linguagem de comunicação interna, o que fazer quando precisar faltar a uma reunião importante, a quem reportar suas tarefas, entre outros.

Uma ótima maneira de alinhar as expectativas é colocá-las em um guia de inscrição ao lançar a convocação de voluntários. Dessa forma, as pessoas saberão o que se espera delas antes mesmo de decidirem se inscrever. Vale a pena enfatizar o que o compromisso implica durante as entrevistas e no momento de integração à organização também. Além disso, recomenda-se que essas expectativas sejam registradas em um documento que seja acessível a todos os voluntários e que eles possam conferi-lo a qualquer momento. Confira esse excelente Guia de Voluntariado da ICMBio.

• Dica número 3: Conheça seus voluntários

Conhecer os seus voluntários te proporcionará os insights que você precisa para tornar a experiência de voluntariado a melhor possível para eles. Como mencionado antes, voluntários ingressam em cargos não remunerados por vários motivos. Eles vêm de diversas origens e têm diferentes experiências e habilidades para contribuir. Como líderes, nós devemos saber o que eles podem agregar e de que forma suas singularidades contribuem para o trabalho que fazemos. Seja curioso a respeito de suas habilidades, experiências profissionais anteriores, interesses, realizações acadêmicas, hobbies e até gosto musical! Isso vai lhe dizer muito a respeito de quem são e pode lhe dar ideias sobre como envolvê-los no trabalho da sua organização.

Outra forma de compreender o perfil e as expectativas de seus voluntários é construir um Team Canvas. Isso pode ser feito dentro de cada equipe de voluntários da organização. Inclui elementos como objetivos comuns e pessoais, pontos fortes, ativos, e valores, que podem lhe dar uma visão importante a respeito de quem são seus voluntários, quais suas expectativas e como você pode criar melhores oportunidades de desenvolvimento para eles.

• Dica número 4: tenha uma estrutura organizacional clara

Voluntários devem saber onde eles se encaixam dentro da estrutura da organização. Isso tornará mais claro para eles a importância de seu trabalho, a quem devem se reportar e com quem trabalharão. Você também pode usar o que sabe sobre eles para delegar tarefas e adequá-los às equipes e tarefas que se encaixam melhor em seus perfis.

• Dica número 5: tenha um fluxo de trabalho e instruções claras

Além de conhecer sua posição dentro da organização, voluntários devem ter uma ideia clara de suas tarefas e receber as instruções necessárias para realizá-las. Seja por meio de reuniões de planejamento ou uma planilha de gerenciamento de tarefas compartilhada, essas informações devem ser acessíveis e de fácil entendimento. O uso de ferramentas de gestão como a RACI Matrix e o Gantt Chart pode ser útil. Aplicativos como Notion, Trello, Asana, Monday e ClickUp também podem ser usados para listar tarefas, atribuí-las e acompanhá-las.

• Dica número 6: Recompense-os pelo seu trabalho

Voluntários não estão em busca de compensação monetária, mas eles possuem outras motivações para ingressar em nossas organizações. Como mencionei anteriormente, eles podem querer desenvolver habilidades, receber uma carta de recomendação ou reconhecimento público pelo seu trabalho. Lembre-se de sempre agradecê-los pelo seu tempo e pense em formas de recompensá-los. Também é útil alinhar expectativas em relação ao que você pode dar a eles e avaliar se isso corresponde ao que eles esperam.

• Dica número 7: Abra espaço para oportunidades para que eles desenvolvam habilidades e criem conexões

Depois de saber quais habilidades seus voluntários gostariam de desenvolver, pense em formas de criar oportunidades para que isso seja possível. Se alguém quer desenvolver habilidades para falar em público, por exemplo, você pode pedir que grave um vídeo curto para as redes sociais da organização. Se eles querem desenvolver habilidades de escrita, você pode pedir que revisem a próxima grande proposta que você escrever. Se eles querem aprender mais sobre gestão de parcerias, que tal convidá-los para a próxima reunião com um parceiro?

Oportunidades dependerão do que sua organização tem a oferecer. Ao providenciá-las, não se esqueça de dar feedbacks significativos às suas tarefas. Um bom feedback prevê o desenvolvimento profissional e pessoal dos voluntários e é combinado com sugestões específicas sobre como eles podem fazer melhor na próxima vez. Seja honesto ao fornecer seu feedback e mostre a seus voluntários que você está aqui para apoiar o crescimento deles.

Além disso, oferecer oportunidades de networking também é apreciado pelos voluntários. Pense em como você pode abrir espaços para que eles se encontrem e a outras pessoas da organização. Se eles puderem participar de eventos ou reuniões, certifique-se de que sejam convidados.

• Dica número 8: Celebre as conquistas com eles

Voluntários querem se sentir úteis e apreciados, então certifique-se de ter a oportunidade de comemorar as conquistas com eles! Isso se aplica tanto para o trabalho que eles fazem quanto aos objetivos alcançados na organização como resultado. Ao celebrar, mostre a eles como o trabalho deles ajudou especificamente a organização atingir um objetivo importante.

• Dica número 9: Crie reuniões com propósito

Os voluntários frequentemente esperam que seu trabalho seja leve e divertido. Devemos sempre tentar aproveitar ao máximo o tempo e a atenção dos voluntários, que muitas vezes são escassos. Ao liderar reuniões com voluntários, torne-as envolventes.

Reuniões envolventes, ou reuniões com propósito, são aquelas que alcançam seus objetivos ao mesmo tempo que mantêm a atenção das pessoas do início ao fim. Antes do início da reunião, prepare a agenda e defina um convite de calendário. Comece a reunião com uma atividade rápida para quebrar o gelo ou fazer um check-in, para ter uma ideia de como todos estão indo e para que se concentrem na conversa que vocês estão prestes a ter. Em seguida, busque manter a atenção dos participantes mantendo um foco claro, respondendo às suas necessidades e mantendo espaço para interações. Antes de encerrar, não se esqueça de revisar o que foi discutido e se havia alguma tarefa designada a eles.

Se você quiser saber mais sobre como facilitar reuniões com propósito (tanto online quanto presencialmente), eu recomendo fortemente verificar as Global Changemakers Facilitation Tools, para Inglês, ou o guia do Manifesto 55 para reuniões com propósito. para português.

• Dica número 10: Peça por feedback e faça ajustes

Assim como você pode ajudar os voluntários em sua jornada de desenvolvimento profissional, eles também podem auxiliar você e o seu time ao dar um feedback valioso a respeito de seu trabalho. Abra espaço para receber feedback, reflita a respeito e faça os ajustes necessários. Voluntários querem ver a sua organização prosperar e ser bem-sucedida, então vale a pena ouvir suas opiniões e aprender com elas.

Estas dicas e recursos têm sido fundamentais para a minha experiência na gestão de voluntários, espero que sejam úteis para sua organização também!

Yasmin Morais

Global Changemakers´s Program Manager

Yasmin ama usar suas habilidades e recursos para criar um mundo melhor. Ela gerenciou diversos projetos que vão de educação à inclusão e igualdade de gênero em diferentes países. Atualmente, ela trabalha como gerente de programas na Global Changemakers, ajudando outros jovens a criar e implementar projetos impactantes em suas comunidades! Yasmin is passionate about using her skills and resources to create a better world. She has managed diverse projects ranging from education to inclusion and gender equality in different countries. Currently, she works as a Programmes Manager at Global Changemakers, helping other young people to create and implement impactful projects in their communities as well!

               

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